Odobravanje faktura i ugovora bez papira i mejlova

Kratak odgovor: odobravanje faktura i ugovora bez papira i mejlova znači da dokument ide kroz unapred zadat tok: svaki korak ima odlučioca, rok i ishod, a odluka se beleži uz tačnu verziju koju je odlučilac video. U NG DMS-u administrator zadaje tok na ekranu — sa uslovima po iznosu, zamenama za vreme odsustva i rokovima u radnim danima — a ceo put dokumenta ostaje kao dokaz ko je šta odobrio i kada.

Zašto odobravanje mejlom i na papiru ne radi?

Faktura odštampana i ostavljena na stolu, ili prosleđena mejlom uz pitanje „može li ovo?“, ima iste slabosti:

• nema roka — faktura čeka dok se neko ne seti, a dobavljač zove zbog plaćanja;
• nema verzije — „OK“ u odgovoru ne kaže na koji se prilog odnosi, naročito kada se ugovor u međuvremenu menjao;
• nema zamene — kada je odlučilac na odmoru, sve stoji;
• nema dokaza — odgovor na pitanje „ko je ovo odobrio?“ rasut je po sandučićima i registratorima;
• nema pregleda — niko ne vidi gde je zapelo dok ne pita.

Šta je tok odobravanja?

Tok odobravanja je unapred zadat niz koraka kroz koji dokument prolazi do odluke: ko odlučuje, kojim redom, pod kojim uslovom i u kom roku. Zadaje se jednom, po tipu dokumenta, a svaki sledeći dokument tog tipa dobija ga sam. U NG DMS-u tok pokreće pravilo automatizacije, korisnik ili događaj iz drugog sistema, na primer iz NG One ili NG CRM.

Kako projektovati tok: šest odluka pre prvog dokumenta

1. Koji dokumenti ulaze u tok

Počnite od dokumenata koji najduže čekaju: ulaznih faktura, ugovora i aneksa. Za svaki tip odlučite šta pokreće tok — prijem dokumenta tog tipa, na primer e-fakture sa SEF-a, ili ručno pokretanje.

2. Ko odobrava šta: matrica ovlašćenja

Matrica ovlašćenja je tabela koja za svaku vrstu dokumenta i raspon iznosa kaže ko odlučuje i u kom roku. Primer — iznose, uloge i rokove određuje vaša organizacija:

U NG DMS-u uslovi se zadaju po tipu dokumenta, iznosu ili organizacionoj jedinici, a učesnici po ulozi ili jedinici — kada se čovek na tom mestu promeni, tok ne mora da se menja.

3. Redosled: uzastopno ili paralelno

Paralelni koraci skraćuju put, ali samo kada zaista ne zavise jedan od drugog.

4. Rokovi, podsetnici i eskalacija

Rok bez posledice je samo želja. U NG DMS-u rok koraka računa se u radnim danima, po kalendaru sa praznicima Srbije, podsetnik stiže pre isteka, a istekao zadatak se eskalira nadređenom ili zameniku. Rok u radnim danima znači da faktura primljena pred praznike ne „istekne“ dok su svi van kancelarije.

5. Zamene i prenos ovlašćenja

Za vreme odsustva zadaci idu zameniku po pravilu, a u tragu ostaje ko je odlučio i u čije ime. Zamenu zadajte unapred, za svaku ulogu koja odobrava — ne tek kada se pojavi prva faktura koja čeka.

6. Šta sme da se menja u kom koraku

Politika određuje šta je vidljivo i izmenljivo u kom statusu: ugovor na potpisu ne može da se izmeni usput. Odluka je vezana za verziju — ako se dokument promeni, korak se vraća na ponovnu odluku, pa se nikad ne odobrava nešto što niko nije pogledao.

Kako izgleda tok ulazne fakture, od SEF-a do knjiženja?

1. Prijem. E-faktura stiže sa SEF-a, postaje DMS dokument i sama se zavodi u knjigu primljenih računa, sa dobavljačem kao korespondentom. Faktura poslata e-poštom ulazi kroz pravila prijema sandučića.
2. Pokretanje. Pravilo prepoznaje tip i dobavljača i pokreće tok „Odobravanje fakture“; za iznos iznad zadatog praga uključuje se i odobravanje direktora.
3. Provera. Nosilac budžeta dobija zadatak sa rokom. NG Copilot uz fakturu daje kratak sažetak i ističe odstupanja od ugovora, a faktura može da se poveže sa ugovorom i aneksom, pa su na jedan klik.
4. Odluka. Odobri, vrati sa komentarom ili odbij. Odluka se potpisuje internim potpisom i vezuje za verziju koju je odlučilac video.
5. Knjiženje. Odobrena faktura dobija status i ide na knjiženje u NG One; drugi ERP o odobrenju obaveštavaju webhooks, a podaci se preuzimaju preko javnog API-ja.

Knjiženje i plaćanje ostaju u ERP-u; NG DMS čuva, zavodi i odobrava dokument koji kroz taj proces prolazi. Veze su opisane na stranici Integracije, a knjiga primljenih računa na stranici Delovodnik i arhiva. Kako se ostala ulazna pošta zavodi i dodeljuje, opisuje tekst Elektronska pisarnica.

Kako izgleda tok ugovora, od nacrta do potpisa?

1. Nacrt. Ugovor nastaje iz šablona, sa poljima iz metapodataka i memorandumom organizacije, kao nov dokument u toku.
2. Pregled. Pravna služba i finansije pregledaju paralelno. Beleška sa @pominjanjem dovodi pravu osobu kada treba pojašnjenje.
3. Izmene. Svaka izmena je nova verzija sa poređenjem; NG Copilot sažima razlike između dve verzije i ključne obaveze, a korak čija se verzija promenila vraća se na ponovnu odluku.
4. Odluka direktora. Direktor na jednom mestu vidi sažetak, poslednju verziju i istoriju prethodnih odluka.
5. Potpis i arhiva. Završen dokument dobija interni pečat integriteta; kada propis traži kvalifikovani pečat i vremenski žig, NG DMS ih dobija od kvalifikovanog pružaoca usluga od poverenja. Aneksi i fakture kasnije se povezuju sa ugovorom.

Šta ostaje kao dokaz?

Za svaki korak ostaje ko je odlučio, kada, nad kojom verzijom, sa kojim komentarom i, kod zamene, u čije ime. Zapis se samo dopisuje, sa heš lancem po organizaciji, pa se naknadna izmena vidi pri proveri. Za reviziju to znači da se odgovor na pitanje „ko je odobrio ovu fakturu?“ dobija iz istorije dokumenta, a ne iz arhive mejlova.

Najčešće greške u projektovanju toka

• Previše koraka „za svaki slučaj“. Svaki korak dodaje čekanje; zadržite one u kojima se zaista odlučuje.
• Isti put za svaki iznos. Maloj fakturi ne treba direktor; prag po iznosu štedi vreme svima.
• Odlučilac je osoba, a ne uloga. Kada čovek promeni posao, tok zastane.
• Nema zamenika. Prvi godišnji odmor zaustavi plaćanja.
• Rokovi u kalendarskim danima. Vikendi i praznici prave lažna kašnjenja.
• Menjanje toka usred rada. U NG DMS-u izmena toka važi za nove dokumente, a započeti tokovi završavaju po pravilima po kojima su počeli.

Može li se odobravati sa telefona?

Može. Svaki učesnik ima jedan pregled zadataka, rokova i pominjanja — „Moj rad“ — uz obaveštenja u aplikaciji i e-poštom. Mobilna web aplikacija prikazuje zadatak, dokument u pregledaču i dugmad za odluku, uz isti trag kao na računaru, pa odobrenje ne čeka povratak u kancelariju.

Kako početi?

Postojeći tokovi iz Excela ili e-pošte prenose se kroz nekoliko šablona, koje administrator posle sam dorađuje — bez programera. Sve mogućnosti su na stranici Tokovi i odobravanja, a kako NG Copilot pomaže odlučiocu, na stranici NG Copilot i MCP. Ako želite da vidite tok svoje ulazne fakture od SEF-a do knjiženja, zakažite demonstraciju.