Preskoči na sadržaj
NG DMS
Tokovi i odobravanja

Dokument ne čeka u nečijem sandučetu. Ide dalje sam.

Ulazna faktura ide na odobrenje pre plaćanja, ugovor kroz pravnu službu i direktora, rešenje do potpisa. Administrator zada tok jednom, na ekranu — NG DMS svakom učesniku da zadatak sa rokom u radnim danima, podseti ga na vreme i sačuva dokaz o tome ko je šta odlučio, nad kojom verzijom.

  • Tok bez programera
  • Rokovi u radnim danima
  • Odluka vezana za verziju
  • Interni potpis i pečat
Zakažite demonstracijuSve funkcije
Ilustracija interfejsa sa primerom podataka
Mogućnosti

Od prijema do odluke, bez e-mail lanaca

Svaki korak ima vlasnika, rok i ishod, a dokument je uvek na jednom mestu.

  • Tokovi bez programera

    Administrator na ekranu slaže korake, uslove po tipu dokumenta, iznosu ili organizacionoj jedinici, i uzastopna ili paralelna odobravanja.

  • Rokovi u radnim danima

    Rok koraka računa se po kalendaru sa praznicima Srbije. Podsetnik stiže pre isteka, a istekao zadatak se eskalira nadređenom.

  • Odluka vezana za verziju

    Odobrenje važi za tačno onu verziju koju je odlučilac video. Ako se dokument posle promeni, korak se vraća na ponovnu odluku.

  • Interni potpis i pečat

    Odluka se potpisuje internim potpisom, a završen dokument dobija pečat integriteta. Kvalifikovani pečat dodaje se kada propis to traži.

  • Pravila automatizacije

    „Kada stigne faktura dobavljača iznad 500.000 dinara, pokreni odobravanje direktora i obavesti finansije“ — pravilo se zadaje jednom i radi samo.

  • Šabloni dokumenata

    Ugovori, rešenja i dopisi iz šablona, sa poljima iz metapodataka i memorandumom organizacije, kao nov dokument u istom toku.

  • Verzije, veze i beleške

    Svaka izmena je nova verzija sa poređenjem, dokumenti se povezuju (ugovor — aneks — faktura), a beleške sa @pominjanjem dovode pravu osobu.

  • „Moj rad“ i obaveštenja

    Jedan pregled zadataka, rokova i pominjanja, sa obaveštenjima u aplikaciji i e-poštom. Odobravanje radi i sa telefona.

  • Zamene i prenos ovlašćenja

    Za vreme odsustva zadaci idu zameniku po pravilu, a u tragu ostaje ko je odlučio i u čije ime.

Kako radi

Kako ide jedno odobravanje

Primer: ulazna faktura dobavljača, od prijema do plaćanja.

  1. 01

    Pokretanje

    Faktura stiže sa SEF-a ili e-poštom, prepoznaje se tip i dobavljač, a pravilo pokreće tok „Odobravanje fakture“.

  2. 02

    Zadatak

    Nosilac budžeta dobija zadatak sa rokom; NG Copilot uz dokument daje kratak sažetak i ističe odstupanja od ugovora.

  3. 03

    Odluka

    Odobri, vrati sa komentarom ili odbij — odluka se potpisuje internim potpisom i vezuje za verziju koju je odlučilac video.

  4. 04

    Završetak

    Odobrena faktura dobija status, ide na knjiženje u ERP, a ceo put ostaje u istoriji dokumenta.

Šta je drugačije u praksi

Bez „da li si video moj mejl“

Zadatak, rok i dokument su na jednom mestu. Ko kasni, vidi se u „Mom radu“ i na pregledu toka, a ne u lancu poruka.

Odluka koja se dokazuje

Ko je odobrio, kada, nad kojom verzijom i sa kojim komentarom — sve ostaje u tragu izmena sa heš lancem.

Prava prate status

Politika određuje šta je vidljivo i izmenljivo u kom koraku: ugovor na potpisu ne može da se izmeni usput.

Česta pitanja

Da li nam treba programer da napravimo tok?

Ne. Administrator organizacije tok zadaje na ekranu: korake, učesnike po ulozi ili jedinici, uslove i rokove. Izmena toka važi za nove dokumente, a započeti tokovi završavaju po pravilima po kojima su počeli.

Kako se računaju rokovi?

U radnim danima, po poslovnom kalendaru sa praznicima Srbije. Podsetnik stiže pre isteka roka, a istekao zadatak se eskalira nadređenom ili zameniku.

Šta ako se dokument promeni dok čeka odobrenje?

Odluka je vezana za verziju koju je odlučilac video. Nova verzija vraća korak na ponovnu odluku, pa se nikad ne odobrava nešto što niko nije pogledao.

Može li se odobravati sa telefona?

Može. Mobilna web aplikacija prikazuje zadatke iz „Mog rada“, dokument u pregledaču i dugmad za odluku, uz isti trag kao na računaru.

Da li tok podržava potpisivanje?

Da. Odluka se potpisuje internim potpisom, a završen dokument dobija interni pečat integriteta. Kada je potreban kvalifikovani pečat i vremenski žig, dobijaju se od kvalifikovanog pružaoca usluga od poverenja.

Povezano

Želite da vidite kako ovo izgleda u NG DMS-u?

Pokažemo vam na demonstraciji, na primerima iz vaše pisarnice — od skena do odgovora NG Copilot-a. Bez obaveze.

Zakažite demonstracijuUpoznajte NG Copilot