Preskoči na sadržaj
NG DMS
Usklađenost

Svaki dokument nosi dokaz da je ostao isti.

Arhivska kopija u PDF/A-2b, otisak sadržaja pri prijemu, nedeljna provera integriteta i trag svake izmene sa heš lancem rade na svakom dokumentu, a da niko ne mora da ih se seti. Kada propis traži kvalifikovani pečat i vremenski žig, NG DMS ih dobija od kvalifikovanog pružaoca usluga od poverenja.

  • PDF/A-2b
  • SHA-256 otisak
  • Trag izmena sa heš lancem
  • Antivirus pre prijema
Zakažite demonstracijuSve funkcije
Ilustracija interfejsa sa primerom podataka
Mogućnosti

Tehnički integritet, stavku po stavku

Mehanizmi koji rade sami i ostavljaju proverljiv trag — za reviziju, inspekciju i spor.

  • Arhivska kopija u PDF/A-2b

    Obrada pravi arhivsku verziju sa tekstualnim slojem, a original ostaje kakav je primljen. Kada treba ugraditi originale, koristi se PDF/A-3b.

  • Otisak sadržaja

    SHA-256 originala i arhivske verzije beleži se pri prijemu. Isti fajl ne može da postoji dva puta u organizaciji — ni kada je drugi primerak u kanti.

  • Provera integriteta

    Nedeljno i na zahtev: da li su original, arhivska verzija i sličica na mestu i da li im se otisak poklapa, i da li je od izlučenog dokumenta ostao neki fajl. Greška stiže kao obaveštenje sa izveštajem.

  • Trag izmena sa heš lancem

    Zapis svake izmene poslovnih objekata koji se samo dopisuje, sa heš lancem po organizaciji koji se proverava klikom. Brisanje dokumenta ne briše njegov trag.

  • Trag pristupa poverljivom

    Za dokumente označene kao strogo poverljivi ili lični podaci beleži se svako otvaranje, štampa i preuzimanje, a organizacija može da traži i razlog.

  • Antivirus pre obrade

    Svaki fajl prolazi antivirusnu proveru pre obrade. Zaražen fajl ili nedostupan skener znači odbijanje, a ne tiho propuštanje.

  • Interni potpis i pečat

    Odobravanje u toku se potpisuje internim potpisom, a PDF dobija interni pečat integriteta koji dokazuje da fajl posle pečatiranja nije menjan.

  • Kvalifikovani pečat i vremenski žig

    Za dokumente kojima treba pravna snaga NG DMS dobija kvalifikovani elektronski pečat i vremenski žig od kvalifikovanog pružaoca usluga od poverenja.

  • Nepromenljivo skladište

    Trajne kategorije mogu da se čuvaju u skladištu u kome ni administrator ne može da izmeni ni obriše fajl pre isteka roka.

Kako radi

Od prijema do dokaza

Četiri koraka koji ne zavise od toga da li se neko nečeg setio.

  1. 01

    Antivirus

    Fajl se proverava pre nego što bilo šta drugo počne. Bez ispravnog skenera nema prijema.

  2. 02

    Otisak

    Računa se SHA-256 i poredi sa svim originalima i arhivskim verzijama organizacije.

  3. 03

    Arhivska kopija

    Nastaje PDF/A-2b sa tekstom po strani; original se čuva nepromenjen pored nje.

  4. 04

    Provera i trag

    Nedeljna provera poredi otiske, a svaka izmena ulazi u trag sa heš lancem koji se proverava klikom.

Tehnički dokaz i pravna snaga

Tehnički integritet u NG DMS-u

Otisak, arhivska kopija, provera integriteta i trag izmena dokazuju da dokument nije menjan i ko je šta radio — bez spoljne usluge.

Pravna snaga preko pružaoca usluga

Kvalifikovani pečat, vremenski žig i kvalifikovano elektronsko čuvanje po Zakonu o elektronskom dokumentu pruža kvalifikovani pružalac usluga od poverenja, sa kojim se NG DMS povezuje.

Jasna oznaka u dokumentu

Interni potpis i pečat u samom PDF-u nose oznaku da nisu kvalifikovani, pa nikad ne mogu da se pomešaju sa kvalifikovanim.

Česta pitanja

Da li NG DMS podržava pouzdano elektronsko čuvanje?

NG DMS daje tehnički integritet svakom dokumentu: otisak, arhivsku PDF/A kopiju, proveru integriteta i trag izmena. Za kvalifikovano čuvanje u smislu Zakona povezuje se sa kvalifikovanim pružaocem usluga od poverenja, koji dodaje kvalifikovani pečat i vremenski žig.

Zašto PDF/A-2b?

PDF/A je format namenjen dugoročnom čuvanju: dokument nosi sve što mu treba za prikaz, uključujući tekstualni sloj. NG DMS ga pravi kao arhivsku verziju, a original čuva nepromenjen.

Kako znam da fajl nije menjan posle prijema?

Pri prijemu se beleži SHA-256 otisak originala i arhivske verzije. Provera integriteta svake nedelje i na zahtev ponovo računa otiske i prijavljuje svako neslaganje.

Da li se vidi ko je i kada menjao dokument?

Da. Svaka izmena ulazi u trag izmena koji se samo dopisuje, sa heš lancem po organizaciji. Provera lanca jednim klikom pokazuje da zapis niko nije naknadno menjao.

Da li NG DMS ima elektronski potpis?

Ima interni potpis i interni pečat integriteta za odobravanja i unutrašnju kontrolu, jasno označene kao nekvalifikovane. Kvalifikovani elektronski pečat i vremenski žig NG DMS dobija od kvalifikovanog pružaoca usluga od poverenja.

Povezano

Želite da vidite kako ovo izgleda u NG DMS-u?

Pokažemo vam na demonstraciji, na primerima iz vaše pisarnice — od skena do odgovora NG Copilot-a. Bez obaveze.

Zakažite demonstracijuUpoznajte NG Copilot