Preskoči na sadržaj
NG DMS
Delovodnik i arhiva

Broj se ne izmišlja. Trag se dokazuje.

Pisarnica i arhiva u jednom sistemu sa dokumentima: zavođenje sa brojem koji dodeljuje server, dodela i razvođenje predmeta, Lista kategorija sa rokovima čuvanja, arhivska knjiga sa prepisom za nadležni arhiv i izlučivanje koje ne može da prođe bez rešenja arhiva.

  • Delovodne knjige po organizaciji
  • Brojevi bez recikliranja
  • Prepis do 30. aprila
  • Izlučivanje uz četiri oka
Zakažite demonstracijuSve funkcije
Ilustracija interfejsa sa primerom podataka
Mogućnosti

Šta pisarnica i arhiva dobijaju

Celina od prijema pošte do predaje arhivu, na istom dokumentu koji je već pročitan, opisan i pronađen.

  • Delovodne knjige i predmet

    Knjige po organizaciji, predmet sa brojem u godini i akti pod podbrojevima. Broj dodeljuje server u trenutku zavođenja i nikad ga ne oslobađa — storniran predmet zadržava svoj.

  • Dodela, dostava i razvođenje

    Predmet ide obrađivaču ili jedinici, dostava se potvrđuje, otprema se beleži jednom. Razvođenje „a/a“ ili „R“ sa rokom, a istekao rok se vidi među onim što traži pažnju.

  • Knjiga primljenih računa

    Ulazna e-faktura sa SEF-a i eOtpremnica postaju DMS dokument i same se zavode u knjigu primljenih računa, sa vezom na dobavljača kao korespondenta.

  • Klasifikacioni plan i Lista kategorija

    Klasifikacioni znaci, zakonska pravila čuvanja i Lista kategorija sa verzijama. Lista proizvodi dejstvo tek sa unetom saglasnošću nadležnog arhiva; izmena je nova verzija.

  • Arhivska knjiga i prepis

    Upis po kategoriji i godini sa neprekidnim rednim brojem i lancem otisaka, arhiviranje elektronskih dokumenata godine i prepis za nadležni arhiv do 30. aprila.

  • Izlučivanje uz rešenje arhiva

    Kandidati po isteku roka, predlog koji odobrava druga osoba, izvršenje tek sa brojem i datumom rešenja arhiva. Uništavaju se sve verzije i izvedeni sadržaj; dokaz ostaje trajno.

  • Zakonsko zadržavanje

    Dokument pod zadržavanjem zbog spora ili kontrole ne može da se izluči ni obriše, bez obzira na rok čuvanja. Zadržavanje i njegovo skidanje ostaju u tragu.

  • Rokovi po poslovnom kalendaru

    Rokovi razvođenja, prepisa i izlučivanja računaju se po kalendaru sa praznicima Srbije, a kalendar usklađenosti pokazuje šta dospeva ove nedelje.

  • Prelazak sa Excela i papira

    Uvoz redom: Lista kategorija, delovodnik po godinama, pa arhivska knjiga, uz proveru niza. Početni broj nastavlja numeraciju papirne knjige.

Kako radi

Godina jednog predmeta

Od prijema pošte do predaje arhivu. Svaki korak ostavlja trag.

  1. 01

    Prijem

    Pošiljka stiže papirom, e-poštom, sa SEF-a ili kao dokument koji je već u sistemu; podaci sa prijemnog štambilja idu u prvi akt.

  2. 02

    Zavođenje

    Knjiga, klasifikacioni znak i kratak sadržaj; server dodeljuje redni broj u godini.

  3. 03

    Dodela i dostava

    Obrađivač ili jedinica dobija predmet; prijem dostave se potvrđuje, otprema se beleži jednom.

  4. 04

    Razvođenje

    „a/a“ sa kategorijom čuvanja ili „R“ sa rokom. Rešen predmet se po potrebi vraća u rad.

  5. 05

    Arhiviranje godine

    Zaključenje knjige 31. decembra, upis u arhivsku knjigu i prepis do 30. aprila naredne godine.

  6. 06

    Izlučivanje ili predaja

    Po isteku roka: predlog, odobrenje druge osobe i rešenje arhiva — ili predaja arhivskoj građi.

Šta je drugačije u praksi

Jedan dokument, ne tri evidencije

Zaveden akt je isti dokument koji je skeniran, pročitan OCR-om i pronađen pretragom. Nema prepisivanja iz delovodnika u folder i nazad.

Prelazak bez gubitka niza

Redni broj iz stare knjige služi kao kontrolna kolona pri uvozu, a rupa u nizu prijavljuje se pre upisa. Firma sa papirnom knjigom postavlja početni broj.

Četiri oka gde je bitno

Izlučivanje predlaže jedna osoba, a odobrava druga. Bez rešenja arhiva izvršenje nije moguće, a zapisnik ostaje trajno kao dokaz.

Česta pitanja

Mogu li da vodim delovodnik u NG DMS-u?

Da. NG DMS vodi delovodne knjige po organizaciji: zavođenje sa brojem koji dodeljuje server, dodelu i dostavu, razvođenje i zaključenje godine. Zaveden akt je isti dokument koji je skeniran i pretraživ.

Može li numeracija da nastavi tamo gde je stala papirna knjiga?

Može. Firma koja prelazi usred godine postavlja početni broj, tako da prvi predmet u NG DMS-u dobija poslednji papirni broj plus jedan. Zatečeni upisi iz Excela uvoze se sa proverom niza.

Šta je prepis arhivske knjige do 30. aprila?

Za dokumentarni materijal iz prethodne godine prepis arhivske knjige se dostavlja nadležnom arhivu do 30. aprila. NG DMS pravi prepis kao PDF sa propratnim dopisom i prati rok u kalendaru usklađenosti.

Da li izlučivanje briše i ranije verzije dokumenta?

Da. Pri izvršenju se uklanjaju svi fajlovi izlučenog dokumenta, tekuća i ranije verzije, kao i tekst za pretragu, a ostaju naslov, broj i zapisnik kao dokaz. Izvršenje nije moguće bez rešenja arhiva i odobrenja druge osobe.

Da li se ulazne e-fakture same zavode?

Da. Ulazna faktura sa SEF-a postaje DMS dokument i zavodi se u knjigu primljenih računa, a dalje može da ide u tok odobravanja pre plaćanja. Knjiženje ostaje u vašem ERP-u, na primer u NG One.

Povezano

Želite da vidite kako ovo izgleda u NG DMS-u?

Pokažemo vam na demonstraciji, na primerima iz vaše pisarnice — od skena do odgovora NG Copilot-a. Bez obaveze.

Zakažite demonstracijuUpoznajte NG Copilot