Rečnik vaše organizacije, bez programera.
Tipovi dokumenata, hijerarhijski tagovi, korespondenti, atributi i brojači su podatak organizacije: pravi ih administrator, na ekranu. Svaki dokument dobija obrazac svog tipa, sa obaveznim poljima, uslovima prikaza i brojem koji dodeljuje server.
- 21 vrsta atributa
- Tagovi do 5 nivoa
- Broj tačno jednom
- PIB, MB i IBAN sa kontrolnom cifrom
Struktura koju organizacija održava sama
Šifarnici pripadaju jednoj organizaciji, imaju vlasnika i prava, a svaka izmena ostavlja trag na dokumentima.
Tipovi dokumenata i obrazac
Tip nosi podrazumevane vrednosti, najmanju poverljivost i politiku fajla (formati, veličina, obavezna arhivska verzija). Obrazac tipa određuje redosled polja, obavezna polja i uslove kada se polje prikazuje.
Atributi — 21 vrsta
Tekst, datum, broj, iznos sa valutom, izbor, veza na dokument, korisnika ili korespondenta, PIB, MB, JMBG i IBAN sa kontrolnom cifrom. Iznos u stranoj valuti dobija protivvrednost u dinarima po srednjem kursu NBS na datum dokumenta.
Brojači
Šablon kao UG-{{godina}}-{{brojac}}, sa posebnom serijom po tipu, periodu i vrednostima promenljivih. Broj se dodeljuje jednom, pod zaključavanjem; kanta ga ne oslobađa, a početni broj služi za prelazak sa papirne evidencije.
Hijerarhijski tagovi
Do pet nivoa, bez ciklusa. Dodavanje taga dodaje i nadređene, pa upit po „Finansijama“ nalazi i dokumente sa tagom ispod njih. Boja taga se bira uz proveru čitljivosti teksta.
Korespondenti
Pravno ili fizičko lice, PIB i matični broj sa proverom (JMBG kao lični podatak), alijasi i kartica sa dokumentima korespondenta. Korespondent pripada organizaciji ili se izričito deli sa drugom.
Putanje skladištenja
Logička putanja po šablonu, iz izolovanog motora šablona, čuva se kao metapodatak sa istorijom; fizički ključ fajla se nikad ne menja. Stablo „Hijerarhija“ prikazuje strukturu samo nad dokumentima koje vidite.
Spajanje, uvoz i izvoz
Duplikati šifarnika se spajaju: dokumenti prelaze na stavku koja ostaje, a stari nazivi postaju njeni alijasi. Uvoz iz CSV-a i Excel-a ima probni prolaz, a atributi se kloniraju u druge organizacije.
Automatsko prepoznavanje
Tip, korespondent, tagovi i datum predlažu se po pravilima stavke (bilo koja reč, sve reči, tačan izraz, regularni izraz, približno) i modelu koji uči posebno za vašu organizaciju, uz zonalnu ekstrakciju polja.
AI ekstrakcija polja
NG Copilot čita iznos, datum, broj ugovora ili PIB iz sadržaja i pokazuje izvor i pouzdanost. Na stanici za proveru čovek potvrđuje pre upisa.
Od tipa do popunjenog dokumenta
Pravila se zadaju jednom; svaki sledeći dokument ih dobija sam.
- 01
Tip
Administrator pravi tip, bira atribute, obavezna polja, uslove prikaza i brojač — na ekranu, bez programera.
- 02
Unos
Izbor tipa odmah popunjava podrazumevane vrednosti, a polja koja korisnik nije dirao server popunjava istim pravilima.
- 03
Čuvanje
Server proverava obavezna polja i kontrolne cifre i dodeljuje broj iz serije. Vrednost polja koje postane skriveno briše se uz zapis u istoriji.
- 04
Pronalaženje
Tagovi, tipovi, korespondenti i atributi postaju polja pretrage i naprednog upita, pod istim pravima.
Šta je drugačije u praksi
Konfiguracija, ne izmena koda
Tipovi, atributi, brojači i putanje su podatak organizacije. Nova vrsta dokumenta ne čeka razvoj: administrator je napravi, a jezgro sistema ostaje netaknuto.
Broj se ne izmišlja i ne reciklira
Broj se dodeljuje kad su poznate sve promenljive, tačno jednom, i posle se ne menja. Dva istovremena čuvanja dobijaju dva uzastopna broja, a početni broj se zadaje samo na praznoj seriji, uz razlog.
Isti naziv, bilo kojim pismom
„Hitno“, „ХИТНО“ i „hitno“ su isti naziv: velika i mala slova, pismo i dijakritike se ne računaju. Tako šifarnik ne raste od istih stavki napisanih na tri načina.
Česta pitanja
Može li administrator sam da napravi novi tip dokumenta?
Da. Tip je podatak organizacije: administrator na ekranu bira atribute, obavezna polja, uslove prikaza, podrazumevane vrednosti, najmanju poverljivost i brojač. Postojeći tip može i da se klonira, sa atributima, podrazumevanim vrednostima i novim serijama brojača.
Kako NG DMS dodeljuje brojeve dokumentima?
Kroz brojač sa šablonom, na primer UG-{{godina}}-{{brojac}}. Server dodeljuje broj pri čuvanju, jednom, kad dokument ima tip, datum i sve promenljive. Broj se posle ne menja, kanta ga ne oslobađa, a svaka serija pokazuje poslednji izdat broj.
Prepoznaje li NG DMS tip dokumenta sam?
Da. NG DMS predlaže tip, korespondenta, tagove i datum po pravilima organizacije i modelu koji uči na vašim potvrđenim dokumentima. Vrednosti polja kao što su iznos ili broj ugovora čita NG Copilot, a korisnik potvrđuje predlog pre upisa.
Kako su zaštićeni lični podaci u atributima?
Atribut označen kao lični ili poverljiv podatak vide i menjaju samo korisnici sa pravom na osetljiv sadržaj; ostalima je vrednost skrivena na kartici, u obrascu i u istoriji, i ne pretražuje se. Matični broj fizičkog lica je uvek lični podatak.
Šta se dešava kad spojim dva ista korespondenta?
Dokumenti prelaze na stavku koja ostaje, u istoriji svakog dokumenta ostaje zapis o spajanju, a naziv uklonjene stavke postaje alijas, pa ga sistem i dalje razume.
Povezano
Želite da vidite kako ovo izgleda u NG DMS-u?
Pokažemo vam na demonstraciji, na primerima iz vaše pisarnice — od skena do odgovora NG Copilot-a. Bez obaveze.
- office@konissoftware.com
- Telefon
- +381 66 000 977