Elektronska pisarnica: zavođenje, razvođenje i dostava predmeta

Kratak odgovor: elektronska pisarnica je pisarnica u kojoj se ulazna i izlazna pošta i predmeti zavode, dodeljuju, dostavljaju i razvode u elektronskom delovodniku, na istom dokumentu koji je skeniran ili primljen elektronski. Broj dodeljuje server u trenutku zavođenja, svaki korak ostavlja trag, a rokovi se vide pre nego što isteknu. NG DMS tako vodi delovodnik za organe uprave, javna preduzeća, ustanove i privredna društva.

Šta je elektronska pisarnica?

Pisarnica je mesto gde pošta ulazi u organizaciju i izlazi iz nje: prima se, zavodi, raspoređuje obrađivačima i, kada je posao završen, odlaže u arhivu. Elektronska pisarnica radi isti posao, ali u sistemu: delovodnik više nije sveska ni Excel tabela pored dokumenata, nego evidencija vezana za same dokumente.

Osnovni pojmovi, svaki u jednoj rečenici:

• Delovodnik je evidencija primljenih i poslatih akata i predmeta, sa brojem, datumom i kratkim sadržajem.
• Predmet je skup akata o istom pitanju; dobija broj u okviru godine.
• Akt je pojedinačni dokument u predmetu — zahtev, dopis, odgovor ili rešenje — zaveden pod podbrojem.
• Zavođenje je upis u delovodnik: knjiga, klasifikacioni znak, kratak sadržaj i broj.
• Dodela i dostava znače da predmet ide obrađivaču ili jedinici, uz potvrdu prijema.
• Otprema je slanje akta primaocu, zabeleženo uz predmet.
• Razvođenje je zatvaranje predmeta u delovodniku: „a/a“ kada je rešen i ide u arhivu, „R“ kada čeka rok.

Kako izgleda put predmeta, korak po korak?

1. Prijem. Pošiljka stiže na papiru, e-poštom, sa SEF-a ili kao dokument koji je već u sistemu. Podaci sa prijemnog štambilja idu u prvi akt.
2. Skeniranje i čitanje. Papir dobija ASB nalepnicu i ide kroz skener; OCR čita ćirilicu i latinicu, a nastaje arhivska verzija u PDF/A-2b.
3. Zavođenje. Pisarnica bira knjigu i klasifikacioni znak i upisuje kratak sadržaj, a server dodeljuje redni broj u godini.
4. Dodela i dostava. Predmet ide obrađivaču ili jedinici, a prijem dostave se potvrđuje.
5. Obrada. Obrađivač priprema odgovor, po potrebi iz šablona sa memorandumom organizacije, a akt može da prođe tok odobravanja i potpisa.
6. Otprema. Odgovor se zavodi kao akt u istom predmetu, a otprema se beleži jednom.
7. Razvođenje. „a/a“ sa kategorijom čuvanja ili „R“ sa rokom. Rešen predmet se po potrebi vraća u rad.
8. Zaključenje godine. Knjiga se zaključuje 31. decembra i upisuje u arhivsku knjigu, a prepis ide nadležnom arhivu do 30. aprila naredne godine.

Ključno je da se sve to radi na jednom dokumentu. Zaveden akt je isti dokument koji je skeniran, pročitan OCR-om i pronađen pretragom — nema prepisivanja iz delovodnika u folder i nazad.

Kako se prima ulazna pošta: papir, e-pošta i SEF

• Papir. ASB nalepnica ide na prvu stranu, separator između dokumenata, a skenirana gomila se sama deli na dokumente. Broj sa nalepnice vodi od skena do registratora i nazad — vidi ASB nalepnice i separatori.
• E-pošta. Pravila po nalogu e-pošte unose priloge ili celu poruku kao dokument, sa pošiljaocem i datumom prijema. Iz Outlook-a se poruka ili prilog čuvaju u NG DMS uz tip i tagove.
• SEF. Ulazna e-faktura i eOtpremnica postaju DMS dokument i same se zavode u knjigu primljenih računa, sa dobavljačem kao korespondentom. Odatle faktura ide u tok odobravanja pre plaćanja — kako se takav tok projektuje, opisuje tekst Odobravanje faktura i ugovora bez papira i mejlova.

Razvrstavanje ulazne pošte može da preuzme AI agent NG Copilot-a: razvrstava pristiglu poštu, predlaže zavođenje i dodelu obrađivaču i priprema nacrt odgovora. Sve što traži odluku čeka čoveka — zavođenje potvrđuje korisnik sa pravom.

Ko dodeljuje delovodni broj i zašto se ne reciklira?

U papirnoj knjizi broj upisuje čovek, pa su moguće greške: preskočen broj ili isti broj upisan dvaput. U NG DMS-u broj dodeljuje server u trenutku zavođenja i nikad ga ne oslobađa — storniran predmet zadržava svoj broj, pa niz ostaje proverljiv. Delovodne knjige vode se po organizaciji, a više organizacija u istom sistemu ostaje strogo razdvojeno.

Kako pisarnica ne propušta rokove?

Rokovi razvođenja računaju se po poslovnom kalendaru sa praznicima Srbije, a predmet sa isteklim rokom vidi se među onim što traži pažnju. Zadaci, rokovi i pominjanja svakog obrađivača su na jednom mestu, u pregledu „Moj rad“, uz obaveštenja u aplikaciji i e-poštom. Rokovi prepisa arhivske knjige i izlučivanja prikazuju se u kalendaru usklađenosti, pa se vidi šta dospeva ove nedelje.

Ko vidi koji predmet?

Tipično, pisarnica vidi ulaznu poštu, obrađivač svoje predmete, a rukovodilac svoju jedinicu. NG DMS to rešava ulogama po organizaciji — sistemske uloge postoje za pisarnicu, referenta, arhivara i revizora — i opsegom: „samo moje“, „moja jedinica“, „jedinica i podređene“ ili cela organizacija. Pet nivoa poverljivosti, od Javnog do Ličnih podataka, dodaju još jedan sloj, a otvaranje, štampa i preuzimanje strogo poverljivog dokumenta uvek ostavljaju trag. Detalji su na stranici Prava i izolacija.

Javni sektor i privredna društva: šta je isto, a šta drugačije?

Osnova je ista — zavođenje, dodela, razvođenje i arhiva — ali se naglasci razlikuju:

Za ustanove su sve mogućnosti sabrane na stranici Javni sektor, a delovodnik i arhiva detaljno na stranici Delovodnik i arhiva.

Kako preći sa papirne knjige ili Excela?

Organizacija koja prelazi usred godine postavlja početni broj, pa prvi predmet u NG DMS-u dobija poslednji papirni broj plus jedan. Zatečeni podaci uvoze se redom: Lista kategorija, delovodnik po godinama, pa arhivska knjiga, a redni broj iz stare knjige služi kao kontrolna kolona — rupa u nizu prijavljuje se pre upisa. Kako se dalje vode arhivska knjiga i prepis, opisuje tekst Arhivska knjiga i Lista kategorija.

Ako želite da vidite put jednog predmeta na svojoj pošti, od koverte do razvođenja, zakažite demonstraciju.