Preskoči na sadržaj
NG DMS
Unos i obrada

Svaki fajl ulazi kroz istu kapiju, a izlazi kao pretraživ dokument.

Prevucite fajlove ili cele foldere, ili ih ostavite u nadgledanom folderu skenera. NG DMS svaki fajl proveri antivirusom, prepozna format po sadržaju i duplikat po otisku, pa ga pročita: tekst po strani, OCR na srpskoj ćirilici, latinici i engleskom i arhivska verzija u PDF/A-2b.

  • Fajlovi i celi folderi
  • OCR srp · srp_latn · eng
  • Arhivska verzija PDF/A-2b
  • Duplikat po SHA-256
Zakažite demonstracijuSve funkcije
Ilustracija interfejsa sa primerom podataka
Mogućnosti

Od gomile fajlova do uređenih dokumenata

Svaki fajl je zadatak sa ishodom svakog koraka, rečima. Ništa se ne gubi i ništa ne prolazi neprovereno.

  • Unos fajlova i celih foldera

    Prevlačenje bilo gde u aplikaciji, sa podfolderima. Fajl veći od 20 MB ide u delovima od 8 MB i nastavlja se posle prekida veze. Uz unos se zadaju naslov po šablonu, tip, tagovi i poverljivost.

  • Kapija pre obrade

    Antivirus proverava svaki fajl, a kad provera nije moguća, fajl se ne prima. Format se čita iz sadržaja, ne iz ekstenzije, i poredi sa listom formata koju dozvoljava organizacija.

  • Duplikat po otisku

    SHA-256 se poredi sa originalima i arhivskim verzijama cele organizacije, uključujući kantu. Poruka ne otkriva naslov dokumenta koji ne vidite; uz pravo, fajl se unosi i pored duplikata, sa vezom „duplikat od“.

  • Nadgledani folderi i obostrano skeniranje

    Skener ostavlja fajl u folder, a sistem ga uzima tek kad fajl miruje. Podfolderi postaju tagovi, neparne i parne strane spajaju se u jedan dokument, a „Obradi jednom“ prenosi postojeći folder.

  • OCR, tekst po strani, jezik i datum

    Skenovi dobijaju tekst kroz OCR za srpski na ćirilici i latinici i za engleski. Tekst se čuva po strani, jezik se prepoznaje, a datum dokumenta se čita iz sadržaja; kad nije jasno, polje ostaje prazno.

  • Arhivska verzija PDF/A-2b

    Skenovi, Office fajlovi i e-poruke (EML, MSG) dobijaju arhivsku verziju u PDF/A-2b, uz sličicu prve strane. Original ostaje kakav je stigao, a potpisan PDF se ne menja.

  • Barkodovi, separatori i ASB nalepnice

    List separatora deli skeniranu gomilu u više dokumenata, ASB barkod postavlja broj papirnog originala, a barkod sa tagom dodaje tag. List separatora štampa se kao PDF, a tabak ASB nalepnica kao PDF ili ZPL.

  • Prijem iz sandučića e-pošte

    Pravila po nalogu e-pošte unose priloge ili celu poruku kao dokument, sa pošiljaocem i datumom prijema. Pojedinačna e-poruka unosi se i kao fajl (EML, MSG).

  • SFTP prijem i slični skenovi

    Prijem preko SFTP/FTPS za skenere i sisteme koji ne pišu u deljeni folder, uz prepoznavanje istog sadržaja i u drugačijem skenu.

Kako radi

Šta se dešava sa fajlom

Isti put za web, nadgledani folder, skener i e-poštu. Dokument postaje vidljiv tek kad je sačuvan, nikad napola.

  1. 01

    Unos

    Fajl stiže kroz pregledač ili iz foldera i postaje zadatak na ekranu „Obrada dokumenata“, sa napretkom koji vide samo oni koji smeju da vide dokument.

  2. 02

    Provera

    Antivirus, format po sadržaju i otisak SHA-256. Zaražen ili nedozvoljen fajl se ne prima, a duplikat se prijavljuje pre nego što išta nastane.

  3. 03

    Obrada

    Tekst po strani, OCR, jezik, datum, barkodovi, arhivska verzija PDF/A-2b i sličica. Svaki korak beleži ishod: urađeno, preskočeno ili neuspešno, sa razlogom.

  4. 04

    Dokument

    Posle čuvanja dokument je u listi i u pretrazi. Neuspešan zadatak se ponavlja, a dokument se kasnije ponovo obrađuje bez gubitka originala.

Šta je drugačije u praksi

Neprovereno ne prolazi

Kad antivirus nije dostupan, fajl se odbija sa porukom, a ne pušta „za svaki slučaj“. Zadatak se posle ponavlja jednim klikom, kad provera ponovo radi.

Original ostaje netaknut

Arhivska verzija se dodaje uz original, ne umesto njega. Preuzimanje podrazumevano daje PDF/A, a original je uvek tu. Ako OCR trenutno ne radi, dokument se ipak unosi, a tekst stiže naknadno.

Prazno je bolje od pogrešnog

Jezik koji nije jasan ostaje prazan, datum pre 1900. ili u budućnosti se ne uzima, a oštećen fajl se čuva bez teksta. Pogrešan podatak bi kasnije koštao više od praznog polja.

Česta pitanja

Koje formate NG DMS prima?

PDF, slike (JPEG, PNG, TIFF, GIF, BMP, WEBP, HEIC), tekst (TXT, CSV, Markdown), Office i OpenDocument fajlove (Word, Excel, PowerPoint, RTF) i e-poruke (EML, MSG). Format se određuje po sadržaju, a administrator organizacije može da suzi listu.

Da li OCR čita srpsku ćirilicu?

Da. OCR radi za srpski na ćirilici i na latinici i za engleski. Tekst se čuva po strani, a pretraga nalazi ćirilični dokument kad se kuca latinicom, i obrnuto.

Šta se dešava kad isti fajl stigne dva puta?

Otisak SHA-256 se poredi sa originalima i arhivskim verzijama svih dokumenata organizacije, i u kanti. Poruka „Dokument već postoji“ imenuje dokument samo ako ga vidite. Korisnik sa pravom može da unese fajl i pored duplikata, uz vezu „duplikat od“.

Može li skener da šalje direktno u NG DMS?

Na instalaciji kod klijenta može, preko nadgledanog foldera: fajl se uzima kad skener završi upis, podfolderi postaju tagovi, a obostrano skeniranje spaja neparne i parne strane. U oblaku skener šalje na sandučić e-pošte organizacije ili preko SFTP-a.

Menja li obrada moj originalni fajl?

Ne. Original se čuva kakav je stigao, a arhivska verzija PDF/A-2b nastaje pored njega. Potpisan PDF se ne menja: njegova arhivska verzija je sam original.

Povezano

Želite da vidite kako ovo izgleda u NG DMS-u?

Pokažemo vam na demonstraciji, na primerima iz vaše pisarnice — od skena do odgovora NG Copilot-a. Bez obaveze.

Zakažite demonstracijuUpoznajte NG Copilot