ASB nalepnice i separatori: kako papirni original dobija broj
Nalepnica sa barkodom na prvoj strani, list separatora između dokumenata i skenirana gomila koja se sama deli — tako se od skena uvek stiže do registratora.
Ukratko
- ASB je fizički identifikator papirnog originala, jedinstven u organizaciji; nije delovodni broj ni broj iz serije.
- Tabak do 500 nalepnica pravi se od prvog slobodnog ASB-a i štampa kao PDF ili šalje na mrežni štampač nalepnica.
- Pri unosu list separatora deli skeniranu gomilu na dokumente, a ASB nalepnica postavlja broj i na kasnijoj strani započinje nov dokument.
- Nalepnica je samo papir: broj pripada dokumentu tek kada se sken unese, uz proveru jedinstvenosti.
- Uz ASB, fizička arhiva u NG DMS-u beleži lokaciju, kutiju i pozajmicu papirnog originala.
Kratak odgovor: ASB (arhivski serijski broj) je u NG DMS-u fizički identifikator papirnog originala. Nalepnica sa barkodom lepi se na prvu stranu, list separatora stavlja se između dokumenata, a pri unosu se skenirana gomila sama deli na dokumente i svaki dobija svoj ASB. Tako se iz broja na papiru stiže do elektronske verzije, i obrnuto.
ASB nije delovodni broj
Poslovni brojevi — delovodni broj, broj u arhivskoj knjizi, brojač tipa dokumenta — dolaze iz serija sa pravilima. ASB je nešto drugo: broj koji stoji na papiru i kaže koji je to original. Jedinstven je u organizaciji, uključujući dokumente u kanti, a postavlja ga korisnik, barkod ili API. Dugme „+1“ predlaže najveći zauzeti broj uvećan za jedan i ništa ne rezerviše; ako je broj zauzet dokumentom u kanti, poruka to kaže.
Priprema papira pre skeniranja
Na ekranu ASB nalepnice i separatori pravi se tabak nalepnica:
- prvi broj je podrazumevano prvi slobodan ASB organizacije;
- do 500 nalepnica odjednom, na A4 tabaku formata 3 × 8, 3 × 7 ili 2 × 7;
- svaka nalepnica nosi barkod Code 128, na primer
ASB000123, i broj ispod njega.
Tabak se preuzima kao PDF i štampa u razmeri 100%, bez uklapanja u stranu. Kada je u podešavanjima upisana adresa mrežnog štampača nalepnica, iste nalepnice idu direktno na štampač u jeziku ZPL. Na istom ekranu je i list separatora sa nizom koji organizacija koristi.
Jedno pravilo sprečava zabunu: nalepnica je samo papir. Broj pripada dokumentu tek kada se njegov sken unese, uz istu proveru jedinstvenosti kao svaki drugi ASB.
Šta se dešava pri unosu
| Na strani skena | Šta obrada radi |
|---|---|
list separatora (PATCHT ili niz organizacije) | završava dokument; list se izbacuje, osim ako organizacija odluči da ga zadrži |
| ASB nalepnica na prvoj strani | dokument dobija taj broj (cifre posle prefiksa ASB ili ASN) |
| ASB nalepnica na kasnijoj strani | započinje nov dokument |
barkod TAG:… | dodaje tag; tag se pravi ako ne postoji |
Čitaju se Code 128, Code 39, EAN, QR i DataMatrix, podrazumevano na 300 DPI. Svaki deo podeljenog PDF-a postaje nov PDF i nov zadatak unosa sa istim zadatim vrednostima, a original se ne menja. Zadatak celog fajla kaže na koliko je dokumenata podeljen. Višestrani TIFF se ne deli, ali daje ASB i tagove, a PDF zaštićen lozinkom se preskače. Barkodovi se uključuju u podešavanjima organizacije.
Skener, folder i obostrano skeniranje
Na instalaciji kod klijenta skener može da ostavlja fajlove u nadgledani folder. Fajl se uzima tek kada prestane da se menja, da skener stigne da ga dopiše. Za skenere koji skeniraju samo jednu stranu postoji obostrano skeniranje: prvo neparne strane, pa okrenuta gomila sa parnim, a sistem ih spaja u jedan dokument. Ceo tok je na stranici Unos i obrada; tekst sa skena zatim pravi OCR, o čemu piše tekst OCR ćirilice i latinice i PDF/A.
Od skena do registratora, i nazad
Pretraga razume polje asb:, i za jedan broj (asb:310) i za opseg (asb:[100 TO 200]). Ko drži original u registratoru, iz broja na papiru za trenutak nalazi elektronsku verziju, a ko gleda elektronsku verziju, zna koji papir da traži. Za pisarnice i ustanove sa mnogo papira to je osnova reda — vidi stranicu Javni sektor.
Od broja do police
ASB kaže koji je papir, a fizička arhiva u NG DMS-u kaže gde je: lokacija, kutija i registrator, uz revers kada se original pozajmi. Ako želite da vidite pripremu papira i podelu gomile na svom skeneru, zakažite demonstraciju.
Česta pitanja
Šta je ASB u NG DMS-u?
Arhivski serijski broj, fizički identifikator papirnog originala. Jedinstven je u organizaciji, uključujući dokumente u kanti, i nije isto što i delovodni broj ili broj iz serije.
Koliko nalepnica mogu da odštampam odjednom?
Do 500, na A4 tabaku formata 3 × 8, 3 × 7 ili 2 × 7, od prvog slobodnog ASB-a organizacije. Tabak se štampa kao PDF u razmeri 100% ili šalje na mrežni štampač nalepnica.
Kako se jedna skenirana gomila deli na više dokumenata?
List separatora sa barkodom PATCHT, ili nizom koji organizacija zada, završava jedan dokument. ASB nalepnica na strani koja nije prva takođe započinje nov dokument.
Da li odštampana nalepnica već rezerviše broj?
Ne. Nalepnica je samo papir; broj pripada dokumentu kada se njegov sken unese, uz istu proveru jedinstvenosti kao svaki drugi ASB.
Da li NG DMS vodi police i kutije sa originalima?
Da. Fizička arhiva beleži lokaciju, kutiju i registrator originala uz njegov ASB, a pozajmica originala vodi se kroz revers sa rokom vraćanja.
Želite da vidite kako ovo izgleda u NG DMS-u?
Pokažemo vam na demonstraciji, na primerima iz vaše pisarnice — od skena do odgovora NG Copilot-a. Bez obaveze.