Pouzdano elektronsko čuvanje: šta jeste, a šta nije
Tehnički integritet i pouzdano elektronsko čuvanje po zakonu nisu ista stvar. Šta NG DMS obezbeđuje sam, a šta dodaje kvalifikovani pružalac usluga od poverenja.
Ukratko
- Tehnički integritet dokazuje da fajl nije menjan; pouzdano elektronsko čuvanje po zakonu traži i kvalifikovani pečat i vremenski žig.
- NG DMS sam obezbeđuje SHA-256 otisak pri prijemu, arhivsku verziju u PDF/A-2b, nedeljnu proveru integriteta i trag izmena sa heš lancem.
- Kvalifikovani pečat i vremenski žig pri arhiviranju dodaje kvalifikovani pružalac usluga od poverenja, sa kojim se NG DMS povezuje.
- Interni pečat integriteta služi unutrašnjoj kontroli i u dokumentu je označen kao nekvalifikovan.
Kratak odgovor: pouzdano elektronsko čuvanje u smislu Zakona o elektronskom dokumentu nije samo „dobro čuvan fajl“. Pored tehničkog integriteta, traži kvalifikovani elektronski pečat i vremenski žig nad arhiviranim dokumentom, koje izdaje kvalifikovani pružalac usluga od poverenja. NG DMS sam obezbeđuje tehnički integritet — otisak SHA-256 svakog fajla, arhivsku verziju u PDF/A-2b, redovnu proveru i trag izmena — a kvalifikovani sloj dobija od pružaoca usluga sa kojim se povezuje.
Zašto je razlika važna
„Arhivirano u sistemu“ i „pouzdano čuvano po zakonu“ zvuče slično, ali nisu isto. Sistem može besprekorno da čuva fajl, a da to ipak ne bude oblik čuvanja na koji se propis poziva kada traži pouzdanost. Ako ponuđač to prećuti, organizacija razliku otkrije tek pri kontroli. Zato je dobro znati koji sloj šta dokazuje.
Šta NG DMS obezbeđuje sam
- Otisak pri prijemu. Pre obrade se računa SHA-256 i poredi sa originalima i arhivskim verzijama svih dokumenata organizacije, pa se duplikat prepoznaje pre nego što nastane dokument.
- Antivirus bez izuzetka. Fajl koji nije proveren ne prima se, ni kada provera privremeno ne radi.
- Original se ne menja. Uz njega nastaje arhivska verzija u PDF/A-2b sa tekstualnim slojem. Potpisan PDF ostaje kakav jeste, pa njegov potpis važi.
- Provera integriteta. Jednom nedeljno i na zahtev proverava se da su original, arhivska verzija i sličica u skladištu i da im SHA-256 odgovara zapisu, kao i da nije ostao fajl koji tu više ne sme da bude. Nalaz stiže nosiocima prava kao obaveštenje.
- Trag izmena sa heš lancem. Svaka izmena se samo dopisuje, sa heš lancem po organizaciji, i ne briše se ni kada se dokument obriše.
- Arhivska knjiga sa lancem upisa. Svaki upis nosi kontrolni otisak vezan za prethodni, pa se naknadna izmena vidi pri proveri celog niza.
- Zapis o digitalizaciji. Za skenirani papir beleži se ko, kada, gde, kojim uređajem i postupkom.
- Trag pristupa za osetljivo. Za dokumente označene kao Strogo poverljivo ili Lični podaci beleži se otvaranje, štampa i preuzimanje.
Šta dodaje kvalifikovani pružalac usluga
- kvalifikovani elektronski pečat i vremenski žig pri arhiviranju, koje NG DMS traži i čuva uz dokument;
- pravnu snagu koju tehnički integritet sam po sebi nema;
- uz nepromenljivo skladište za trajne kategorije, čuvanje u kome ni administrator ne može da izmeni fajl pre isteka roka.
Interni pečat nije kvalifikovani pečat. Interni elektronski potpis i interni pečat integriteta u NG DMS-u služe internoj kontroli: pečat dokazuje da fajl posle pečatiranja nije menjan. U samom dokumentu piše da nisu kvalifikovani, pa nikad ne mogu da se zamene za kvalifikovani pečat.
Šta to znači za papir
Odluku o tome koji se papirni originali čuvaju i posle skeniranja donosite po propisima i Listi kategorija. Kako u NG DMS-u izgledaju arhivska knjiga, Lista kategorija i izlučivanje, opisuje tekst Arhivska knjiga i Lista kategorija. Mehanizmi integriteta sabrani su na stranici Usklađenost, a arhiva na stranici Delovodnik i arhiva.
Ako želite da vidite kako ovo izgleda u vašoj organizaciji, zakažite demonstraciju.
Česta pitanja
Da li NG DMS podržava pouzdano elektronsko čuvanje?
NG DMS sam obezbeđuje tehnički integritet arhive: otisak, PDF/A kopiju, proveru integriteta i trag izmena. Za pouzdano čuvanje u smislu Zakona povezuje se sa kvalifikovanim pružaocem usluga od poverenja, koji dodaje kvalifikovani pečat i vremenski žig.
Kako NG DMS pokazuje da fajl nije menjan?
Pri prijemu se beleži SHA-256 otisak, a nedeljna provera integriteta, i provera na zahtev, poredi fajlove u skladištu sa zapisom i prijavljuje svako odstupanje. Svaka izmena metapodataka ulazi u trag sa heš lancem.
Da li je interni pečat integriteta kvalifikovani pečat?
Ne. Interni pečat dokazuje da fajl posle pečatiranja nije menjan i služi internoj kontroli. Kvalifikovani pečat izdaje kvalifikovani pružalac usluga od poverenja.
Šta je nepromenljivo (WORM) skladište?
Skladište u kome se fajl, jednom upisan, ne može izmeniti ni obrisati pre isteka zadatog roka — ni od strane administratora. U NG DMS-u se koristi za trajne kategorije.
Mogu li da bacim papir kada dokument skeniram u NG DMS?
Tu odluku donosite po propisima i Listi kategorija. NG DMS beleži zapis o digitalizaciji i čuva sken sa integritetom, ali šta se zadržava u papiru određuje propis.
Želite da vidite kako ovo izgleda u NG DMS-u?
Pokažemo vam na demonstraciji, na primerima iz vaše pisarnice — od skena do odgovora NG Copilot-a. Bez obaveze.